أشياء يجب أن تتخلص منها لتكون أكثر إنتاجية في العمل
يمكن أن يمثل مفهوم العمل عن بُعد تحديًا للبعض فيما يتعلق بالقدرة على الحفاظ على ثبات مستويات الإنتاجية. لكن يقدم الخبراء بعض النصائح التي يمكن أن تساعد على إنجاز المزيد مع ضغط أقل، وفقا لما ورد في تقرير نشره موقع Search Engine Land.
شهد العالم تغيرات عديدة في مجالات العمل على مدار العامين ونصف العام الماضيين. وأصبح العمل عن بُعد، الذي كان يعد نادرًا في يوم من الأيام، هو القاعدة، خاصة في مجالات مثل التسويق عبر الإنترنت الذي يمكن القيام به بسهولة عن بُعد. خلال ذروة جائحة كورونا، كان ما يصل إلى 71 ٪ من الموظفين والعاملين يؤدون مهامهم عن بعد. إن العمل عن بعد له فوائده وتحدياته، إذ تعد الإنتاجية أحد أكبر التحديات، خاصة أن هناك عوامل تشتت في المنزل غير موجودة في المكتب، والعكس بالعكس، حيث إن العمل من المكاتب أيضًا به عوامل تشتيت لا توجد في المنزل. لكن في كل الأحوال يوجد 10 أشياء، بحسب نصائح الخبراء، يمكن التخلص منها لكي يصبح الشخص أكثر إنتاجية في العمل، كما يلي:
- عناصر الإلهاء
سواء كان الشخص يعمل من المنزل أو في مكتب، يمكن أن تكون عوامل التشتيت مشكلة. يمكن أن تأتي مصادر التشتيت من البيئة المحيطة، ويمكن أن تكون التكنولوجيا، التي صُممت لجعلنا أكثر إنتاجية، مصدر إلهاء أيضًا. على سبيل المثال، بينما يكون الشخص منهمكًا في الكتابة أو تدوين ملاحظات يظهر تذكير باجتماع على شاشة الكمبيوتر. بالطبع، يعد التذكير بالاجتماعات عنصرًا ضروريًا، ولكن لا يحتاج المرء حقًا إلى أن يتم إعلامه في كل مرة يتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا أو محادثة بين فرق العمل على تطبيق زووم على سبيل المثال.
يؤدي إيقاف تشغيل الإشعارات غير الضرورية إلى قطع شوط طويل في تقليل الانقطاعات وتحسين الإنتاجية، حيث يمكن توقيف إشعارات البريد الإلكتروني تمامًا، أي لا يظهر على جانب الشاشة إشعار بوصول رسالة وكذلك أصوات التنبيه. في المقابل، يمكن التحقق من البريد الإلكتروني على فترات منتظمة.
- تعدد المهام
يجب مقاومة أو التغلب على إغراء القيام بمهام متعددة مثل التحقق من البريد الإلكتروني أثناء المشاركة في اجتماع عبر تطبيق زووم، على سبيل المثال، لأن تعدد المهام يجعل الشخص أقل إنتاجية وليس العكس كما يعتقد البعض.
ينبغي بذل قصارى الجهد لإعطاء الاجتماعات كامل الانتباه والتركيز.
- العمل المستمر بدون فواصل
من الصعب الابتعاد عن المكتب والكمبيوتر عندما يكون المرء لديه الكثير ليفعله، إلى جانب المشاركة في العديد من الاجتماعات، والرد على الكثير من الاتصالات والبريد الإلكتروني.
لكن ينصح الخبراء بضرورة أخذ فترات راحة قصيرة لأنه يحسن الإنتاجية ويساعد على منح منظور جديد للمهام التي يتم القيام بها. يمكن قضاء فترات الراحة في المشي أو أي نشاط بدني بسيط، في أماكن مكشوفة، إذا أمكن ذلك.
يساعد الهواء النقي والحركة على تصفية الذهن. بل ويمكن التوصل في كثير من الأحيان إلى حل لمشكلة ما كان الشخص يقدح زناد فكره للوصول إليه ويصبح واضحًا في الوقت الذي يبتعد فيه عن المكتب للحصول على بعض الهواء النقي. إذا كان غير متاحًا الخروج والمشي، فعلى الأقل يمكن الابتعاد عن المكتب قليلًا، والحركة في أروقة المكتب أو المنزل.
- الأعمال الروتينية المتكررة
يؤدي البعض نفس المهمة يومًا بعد يوم أو أسبوعًا بعد أسبوع، مثل سحب التقارير والتحقق من سرعة الميزانية ومراجعة الأداء كجزء منتظم من روتين أي مسوق رقمي، على سبيل المثال، لكن من الممكن ومن الواجب تقليل الروتين المتكرر أو تبسيطه، مثل تفويض بعض هذه المهام إلى موظفين مبتدئين. توجد قاعدة مهمة في أساليب أداء الأعمال مفادها أنه إذا وجد المدير نفسه يقوم بمهمة أكثر من ثلاثة أضعاف بالطريقة نفسها بالضبط، فإنه يستطيع إعداد مقطع فيديو يوضح كيفية القيام بالمهمة، ثم يكلف بها أحد أعضاء فريق العمل المبتدئين. إنها طريقة مدهشة لتوفير الوقت والجهد وإعداد الكوادر الجديدة في آن واحد.
وإذا كان الشخص لا يوجد لديه ميزة التفويض لزملاء آخرين أو جدد فإنه يمكن الاعتماد على التكنولوجيا للقيام بالمهام المتكررة.
- اجتماعات غير ضرورية
تمثل الاجتماعات جزءًا كبيرًا من أيام عمل العديد من الجهات، مثل أنشطة التسويق الرقمي، وفي كثير من الأحيان، يمكن أن تكون الاجتماعات ضرورية ولا مفر منها، حيث يجب على الجميع عقد لقاءات مع العملاء، على سبيل المثال. لكن يوجد أيضًا العديد من الاجتماعات غير الضرورية، خاصة بعدما أصبح السائد هو العمل عن بُعد.
ويجب مقاومة إغراء المشاركة في كل الاجتماعات، التي تظهر على جدول العمل، وإنما يمكن انتقاء الاجتماعات الضرورية فقط وربما يستطيع الشخص الاكتفاء باتصال هاتفي سريع أو رسالة بريد الكتروني عوضًا عن تحديد موعد لاجتماع.
- تقويم فوضوي
إن التحكم في التقويم، أيا كان التقويم المُستخدم، يعد أمرًا أساسيًا لتحقيق زيادة الإنتاجية. لا يجب قصر استخدام التقويم على الاجتماعات، وإنما يتم جدولة فترات زمنية لإنجاز المهام، تحاشيًا لملء الوقت بمزيد من الاجتماعات ومن أجل حماية الوقت من خلال تحديد وقت بدء وانتهاء يوم العمل والالتزام به قدر الإمكان. بالطبع، يمكن أن تطرأ اجتماعات عاجلة خارج ساعات العمل العادية، وأحيانًا لا يمكن تجنبها. - مساحة عمل فوضوية
تشير أبحاث علمية، نشرتها Harvard Business Review، إلى أن الاحتفاظ ببيئة أو مساحة عمل منظمة ومرتبة “يؤثر بشكل كبير على إدراكنا وعواطفنا وسلوكنا، مما ينعكس بشكل إيجابي على صنع القرار والعلاقات مع الآخرين”. لذا، فإنه مهما كانت المساحة المخصصة في المنزل للعمل، أو أينما كانت، ينبغي التحقق مما إذا كان بالإمكان التخلص من الفوضى وتنظيمها. - وسائل التواصل الاجتماعي
إن التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي باستمرار ومتواصل هو قاتل حقيقي للإنتاجية، لذا فإنه بدلاً من إبقاء منصة تويتر مفتوحًة طوال اليوم، يمكن تحديد الأوقات التي سيتم التحقق منها ومتابعاتها فيها، وليكن في الصباح الباكر وبعد الانتهاء من العمل والراحة في المساء. - الضغط على النفس
إن الطبيعة البشرية تدفع الكثيرون إلى الضغط على النفس. ينصح الخبراء بالتساهل مع النفس قليلًا، وأن يمنح الشخص نفسه بشيء من الواقعية ما يمكن إنجازه في يوم واحد. وإذا كان الشخص يشعر بالحمل الزائد، فيمكنه الجلوس مع مديره وتحديد جدول زمني للمهام كل على حدة، مع الاستعانة بالمدير في المساعدة على تحديد الأولويات. - الشك الذاتي
يجب التعامل بإيجابية وثقة مع حالات الشك الذاتي. وينبغي أن يؤمن الشخص بقدراته وأنه غير مطالب بأن يلبي كافة الاتصالات وإنجاز جميع المهام في آن واحد وإنما وفقًا لجدول زمني محدد وفقا للأولويات بما يحقق زيادة الإنتاجية، لذا يجب عدم الالتفات إلى الإحساس بعدم القدرة على الإنجاز والحرص على التنظيم والثقة بالنفس والعمل بدون ضغط.
